In Berlin arbeiten, weltweit wirken! Als Ministerium mit einem Netz von über 200 Botschaften und Konsulaten ist das Auswärtige Amt Deutschlands Stimme in der Welt. Wir pflegen bilaterale und multilaterale Beziehungen, erteilen Visa, unterstützen Deutsche im Ausland, fördern Wirtschaft und Kultur und leisten humanitäre Hilfe. Unsere Aufgaben im In- und Ausland sind so divers, wie wir uns unser Team wünschen. Für unser Team in Berlin suchen wir ab 01.09.2024 zur unbefristeten Einstellung in Voll- oder Teilzeit mehrere Entgeltgruppe E6 TVöD Bund; Kennziffer: 18-2024 Ihre Aufgaben Als Teamassistentin oder Teamassistent organisieren Sie die Basis für gute Arbeit und gute Stimmung Ihres gesamten Teams. Ihr moderner Arbeitsplatz vereint die Aufgaben von Teamorganisation, Sekretariat, Registratur, Wissensmanagement und Bürosachbearbeitung. An dieser Schnittstelle haben Sie eine zentrale Funktion im Team. Ihre Tätigkeit ist abwechslungsreich und verantwortungsvoll. Wir suchen Teamassistenzen für mehrere Bereiche des Auswärtigen Amts. Typische Aufgaben sind: Sie registrieren Post- und Maileingänge und verteilen sie im Team. Dabei arbeiten Sie mit der E-Akte Bund und unterstützen auch Ihr Team dabei. Bestehende Akten in Papierform verwalten Sie weiter. Sie koordinieren Termine, Teamkalender, Fristen und Projektzeitpläne, Raumplanung und Dienstreisen und führen Übersichten, Statistiken und Listen. Sie bereiten Besprechungen und Veranstaltungen vor, versenden Einladungen, organisieren Räume und Catering und betreuen Gäste. Für interne Runden übernehmen Sie Moderation und/oder Protokoll. Sie organisieren Teambuilding-Maßnahmen und koordinieren das Onboarding im Team. Als Wissensmanagerin koordinieren Sie Ablagen Ihres Teams (wie gemeinsame Laufwerke, Kontaktverzeichnisse u. ä.) und führen sie zusammen. Sie pflegen den SharePoint Ihres Teams. Bürosachbearbeitung kommt je nach Einsatz dazu, z. B. Haushaltsmittel überwachen, Rechnungen bearbeiten, Bürgeranfragen beantworten, SAP-Auswertungen erstellen. Sie arbeiten sicher mit Microsoft Office. In IT-Fachanwendungen und gängige Vorschriften (Geschäftsordnung, Registratur) arbeiten Sie sich ein. Ihrem Team leisten Sie bei einfachen IT-Fragen Hilfestellung. Entsprechende Fortbildungen werden angeboten. Unser Angebot Gleitzeit, Homeoffice, Teilzeitmöglichkeit, Sabbaticals abwechslungsreiche, sinnhafte und anspruchsvolle Aufgaben in einem kollegialen Umfeld Onboarding, umfangreiches Fortbildungsangebot (Fremdsprachen, IT, Microsoft Office, SharePoint, Haushaltsrecht, E-Akte, Registratur, Gesundheitskurse) für Ihre berufliche Weiterentwicklung eine unbefristete Stelle im Herzen Berlins mit Zulage für oberste Bundesbehörden übliche tarifvertragliche Leistungen wie Jahressonderzahlung, VBL-Betriebsrente und vermögenswirksame Leistungen Das Auswärtige Amt trägt seit 2015 das Hertie-Siegel für Familienfreundlichkeit und hat die Charta der Vielfalt unterzeichnet. Wir leben Diversität, auch mit Beschäftigteninitiativen wie frauen@diplo, Rainbow, Diplomats of Color und inklusiv. Zuschuss zum DeutschlandJobTicket oder anderen Jobtickets Das macht Sie als Person aus Sie haben Talent für Organisation und Freude daran. Teamarbeit macht Ihnen Spaß und den geben Sie auch gerne ins Team weiter. Serviceorientierung ist für Sie selbstverständlich. Sie kommunizieren klar und empathisch - nach innen wie außen. Für komplexe Fragen finden Sie im Team passende Lösungen. Herausforderungen lösen Sie mit Kreativität und Engagement. Ihr Profil abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (oder Verwaltungslehrgang I), als Rechtsanwalts-/Notarfachangestellter, im vergleichbaren kaufmännischen Bereich oder abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachenkorrespondentin deutsche Staatsangehörigkeit bzw. die eines Mitgliedstaats der EU oder EFTA sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (Niveau C1) Bevorzugt berücksichtigt werden Bewerber*innen mit: nachgewiesener mindestens einjähriger Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung in Sekretariat, Registratur oder Bürosachbearbeitung Wir freuen uns ergänzend über gute Englischkenntnisse (Niveau B1) IT-Kenntnisse, SAP-Kenntnisse Wir leben Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen - unabhängig von kultureller, sozialer oder ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität. Menschen mit Schwerbehinderung und ihnen gleichgestellte Personen ermutigen wir ausdrücklich zur Bewerbung; sie werden nach den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung bis zum 26.05.2024, 23:59 Uhr MESZ ausschließlich über Interamt Jetzt bewerben Vorläufiger Zeitplan: Online-Informationsveranstaltung am 14.05.2024 um 16.00 Uhr per Webex über diesen Meeting-Link zum Beitri https://opendiplo.webex.com/opendiplo/j.php?MTID=m2c68f7bfcf14415b1d0df83d7b0c0408 Meeting-Kennnummer: 2743 562 3234 Passwort: Teamassistenz24! Online-Videointerviews (Webex, 27. Kalenderwoche) Allgemeine Hinweise zu Bewerbungen beim Auswärtigen Amt finden Sie hier Wir helfen Ihnen auch gerne persönlich weiter! Ihre Fragen zum Stellenangebot beantworten Britta Jacob (fachlich: 030 5000-3878, 103-300@auswaertiges-amt.de) und Nadine Lahayne (organisatorisch: 030 5000-6813, 104-805@auswaertiges-amt.de).